La déclaration sociale nominative est l’unique déclaration mensuelle que doit transmettre tout employeur du secteur privé. Elle signale à l’Urssaf, à l’assurance maladie, à France Travail et aux caisses de retraite les données issues de la paie : identité des salariés, contrats, rémunérations et cotisations.
Depuis 2026, l’Urssaf peut aussi corriger d’office les erreurs qu’un employeur n’a pas régularisées après deux mois de relance.
Ce qu’est la déclaration sociale nominative et qui est obligatoire
Avant 2016, un employeur devait remplir une dizaine de déclarations sociales différentes, chacune avec son propre calendrier. La déclaration sociale nominative regroupe désormais ces informations dans un seul fichier, transmis chaque mois depuis le logiciel de paie.
Son fondement figure à l’article L133-5-3 du code de la sécurité sociale, qui en fait le vecteur déclaratif unique pour la paie et les cotisations sociales.
Elle s’impose à tout employeur du secteur privé, régime général comme régime agricole, dès le premier salarié embauché. Depuis le 1er janvier 2022, les employeurs publics y sont également soumis pour leurs agents.
Seuls les indépendants sans salarié, notamment les micro-entrepreneurs, échappent à cette obligation : sans contrat de travail à déclarer, la DSN n’a pas d’objet. Comme les obligations d’affichage ou l’index égalité, elle appartient à ce socle d’obligations récurrentes que l’administration attend sans rappel préalable.
Calendrier et contenu de la DSN
Calendrier mensuel et contenu obligatoire
Le calendrier dépend de l’effectif de l’entreprise. Selon l’article R243-6 du code de la sécurité sociale, l’entreprise de 50 salariés ou plus déclare au plus tard le 5 du mois suivant. Les autres disposent jusqu’au 15 du mois suivant.
Pour la paie de janvier, une entreprise de 80 salariés déclare donc avant le 5 février, et une entreprise de 12 salariés avant le 15 février.
Chaque déclaration reprend l’identité du salarié, les dates du contrat, la rémunération brute versée et le détail des cotisations calculées. Elle doit aussi indiquer la convention collective applicable, car celle-ci modifie certains taux de cotisation.
Les éléments de rémunération comme les heures supplémentaires exonérées doivent être reportés avec exactitude : une base de calcul fausse entraîne une base de cotisation fausse, même si l’erreur n’est pas volontaire.
Signalement d’événements urgents
Une fin de contrat, un arrêt de maladie ou un congé maternité doivent être signalés dans un délai qui ne peut dépasser cinq jours ouvrés. Ce signalement est indépendant de l’échéance mensuelle de la déclaration sociale nominative, en application de l’article R133-14 du code de la sécurité sociale.
À votre place, je commencerais par vérifier la convention collective avant la rémunération : c’est l’erreur la plus facile à manquer, parce qu’elle change rarement et qu’on oublie de la contrôler.
Pénalités : retards, omissions, inexactitudes
Le défaut ou le retard de production entraîne une pénalité fixée par l’article R243-12 du code de la sécurité sociale. Elle s’élève, au 1er janvier 2026, à 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS), par salarié concerné et par mois ou fraction de mois de retard. Le PMSS est un montant de référence fixé chaque année par arrêté.
Au 1er janvier 2026, ce plafond s’élève à 4 005 €, selon l’arrêté fixant le plafond de la sécurité sociale pour 2026. Cela porte la pénalité de retard à 60,08 € par salarié et par mois, au 1er janvier 2026.
Cas classique en PME : une entreprise de 40 salariés qui dépose sa déclaration dix jours après l’échéance s’expose, pour ce seul mois, à une pénalité calculée selon ce taux, avant même tout contrôle approfondi.
Si le retard ne dépasse pas cinq jours, la pénalité est plafonnée une fois par année civile à 150 % du PMSS par entreprise, soit 6 007,50 € au 1er janvier 2026.
L’inexactitude des rémunérations déclarées, lorsqu’elle minore les cotisations dues, relève d’un régime distinct fixé par l’article R243-13 du code de la sécurité sociale. La pénalité atteint 1 % du PMSS par salarié concerné, soit 40,05 € au 1er janvier 2026.
DSN de substitution : le contrôle d’office de l’Urssaf depuis 2026
Depuis 2026, l’Urssaf dispose d’un pouvoir nouveau face aux anomalies non régularisées. La DSN de substitution permet à l’Urssaf de corriger d’office les bases de cotisations d’un employeur qui n’a pas régularisé une anomalie signalée, en application de l’article L133-5-3-1 du code de la sécurité sociale.
L’employeur dispose d’environ deux mois entre le rappel annuel et l’échéance déclarative suivante pour corriger lui-même l’anomalie ou s’opposer à la correction envisagée, via le service de suivi de l’Urssaf. Sans réaction, la substitution s’applique.
Cette correction n’est pas qu’une formalité administrative : elle modifie rétroactivement les droits à la retraite, au chômage et aux indemnités maladie du salarié concerné. La déclaration sociale nominative reste sous la responsabilité de l’employeur, même lorsque l’Urssaf corrige les chiffres transmis.
Ce que je recommande : ne jamais laisser une relance de l’Urssaf sans réponse écrite, même pour contester le constat, car le silence vaut désormais acceptation de la correction proposée.
Si la correction envisagée porte sur plusieurs mois ou plusieurs salariés, faites vérifier le dossier par un expert-comptable avant de répondre à l’Urssaf : une contestation mal argumentée équivaut, dans les faits, à une acceptation tacite.
Questions fréquentes
Que risque une entreprise qui oublie ou envoie en retard sa DSN un seul mois ?
Elle risque une pénalité de 1,5 % du PMSS par salarié et par mois de retard, soit 60,08 € par salarié au 1er janvier 2026, en application de l’article R243-12 du code de la sécurité sociale. Si le retard ne dépasse pas cinq jours, la pénalité totale de l’entreprise est plafonnée une fois par an civile à 150 % du PMSS, au 1er janvier 2026, soit 6 007,50 € à la même date.
La convention collective applicable doit-elle être renseignée dans la DSN, et que se passe-t-il si elle est erronée ou change en cours d’année ?
Oui, la convention collective applicable fait partie des informations attendues dans la DSN, car elle influence certains taux de cotisation. Une convention erronée ou non mise à jour après un changement fausse la base déclarée ; il faut corriger l’information dès la déclaration suivant le changement.
Qu’est-ce que la DSN de substitution, et comment un employeur peut-il s’y opposer s’il n’est pas d’accord avec la correction proposée ?
La DSN de substitution est le mécanisme par lequel l’Urssaf corrige elle-même les bases de cotisations d’un employeur qui n’a pas régularisé une anomalie après relance. Ce pouvoir résulte de l’article L133-5-3-1 du code de la sécurité sociale. Pour s’y opposer, l’employeur dispose d’environ deux mois pour répondre via le service de suivi de l’Urssaf et apporter des éléments montrant que sa déclaration initiale était correcte.
Un très petit employeur, avec un ou deux salariés et sans logiciel de paie, est-il quand même obligé de faire une DSN ?
Oui. L’obligation ne dépend pas de l’effectif ni de l’outil utilisé : dès le premier salarié, l’employeur du secteur privé doit transmettre la déclaration chaque mois, en application de l’article L133-5-3 du code de la sécurité sociale. En pratique, l’envoi passe presque toujours par un logiciel de paie, car le format attendu est un fichier structuré.
Quelle est la différence entre la DSN mensuelle classique et le signalement d’un événement urgent comme un arrêt de travail ?
La déclaration mensuelle classique couvre l’ensemble de la paie du mois, avec une échéance fixée au 5 ou au 15 du mois suivant selon l’effectif. Le signalement d’événement urgent est distinct : il concerne une fin de contrat, un arrêt de maladie ou un congé maternité, et doit être transmis dans un délai qui ne peut dépasser cinq jours ouvrés.
Sources
- Arrêté du 22 décembre 2025 portant fixation du plafond de la sécurité sociale pour 2026, Légifrance
- Code de la sécurité sociale, article R133-14, Légifrance
- Code de la sécurité sociale, article R243-12, Légifrance
- Code de la sécurité sociale, article R243-13, Légifrance
